Démystifier le déploiement d’un ATS

Pour un responsable de l’acquisition des talents, le déploiement d’un ATS marque un tournant dans sa carrière. Pour un recruteur, un responsable du recrutement ou un responsable des opérations RH, c’est l’occasion d’évoluer et d’améliorer ses pratiques de recrutement. Pour les consultants en implémentation qui travaillent avec SmartRecruiters, aider les entreprises à déployer un nouveau logiciel fait partie de leur quotidien.

Experte de l’acquisition des talents depuis plus de 12 ans, Kenna Crispin-Bauer accompagne, depuis près de huit ans, nos clients internationaux dans leur transition vers SmartRecruiters. En tant que Directrice senior des services professionnels (Senior Director Professional Services), elle supervise une équipe de 20 consultants et assure la liaison avec 15 entreprises partenaires pour le déploiement des solutions SmartRecruiters. Nous nous sommes entretenus avec elle pour percer les mystères de la mise en œuvre d’un ATS et offrir des conseils à ceux qui hésitent à franchir le pas.

« L’adhésion collective est fondamentale pour réussir un déploiement », explique Kenna. « Mettre en avant la valeur ajoutée et les bénéfices du nouveau système est primordial. Cela permet non seulement d’obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes mais aussi de minimiser le risque d’opposition ou de retards, assurant ainsi le bon déroulement du projet ».

La portée des projets de SmartRecruiters est variable : des petits projets peu personnalisés, réalisés en moins d’un mois, à des déploiements à grande échelle impliquant des marques multiples, plusieurs langues, sur plusieurs continents, prenant près d’un an. 

Dans tous les cas, les consultants accompagnent les équipes opérationnelles des clients SmartRecruiters pour les aider à optimiser leurs processus et pratiques de recrutement ainsi qu’à exploiter pleinement les atouts du nouveau système. Kenna partage cinq conseils clés pour réussir son déploiement, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Dans cet article, vous trouverez 5 conseils clés pour réussir l’implémentation de son ATS : 

1. Anticiper les avantages du changement
2. Mobiliser les parties prenantes
3. Travailler en partenariat avec les consultants chargés du déploiement
4. Veiller à la qualité des données 
5. Gérer le changement de manière créative

1. Anticiper les avantages du changement

« Accepter le changement est difficile », explique Kenna. « On se sent souvent à l’aise avec les processus déjà en place. » Adopter un nouvel ATS, c’est investir dans l’avenir avec des technologies et des pratiques plus efficaces. C’est l’occasion de proposer une meilleure expérience candidat, renforcer la coopération recruteurs/managers et raccourcir les délais d’embauche. 

Adopter un nouveau système implique parfois l’abandon de fonctionnalités appréciées de l’ancienne solution. « Il est essentiel de souligner la valeur ajoutée du nouveau système », précise Kenna. « Mettre en évidence les avantages et la valeur tangibles vous permettra de gagner l’enthousiasme et l’adhésion de l’équipe de recrutement pour une transition réussie. » Si besoin, vous pouvez utiliser votre appel d’offres ou d’autres présentations utilisées lors du processus d’achat pour anticiper vos besoins et arguments.

• Les clients de SmartRecruiters qui ont osé franchir le cap soulignent des avantages comme des délais de recrutement raccourcis, des économies et un turnover réduit.

2. Mobiliser les parties prenantes

De nombreuses parties prenantes peuvent être impliquées dans le déploiement d’un ATS. Une bonne répartition des ressources permet de configurer le système pour qu’il réponde aux besoins de chaque équipe et réduise la nécessité d’apporter des modifications en cours de route. 

« Veillez à ce qu’un représentant clé de chaque service concerné par l’utilisation du nouvel ATS soit représenté à chaque étape pertinente du déploiement », précise Kenna. « C’est particulièrement important si plusieurs marques ou sites sont concernés. »

Outre les représentants des unités opérationnelles et des sites, il est crucial d’impliquer dès le départ l’ensemble des équipes. Au-delà des équipes opérationnelles, les services informatiques, juridiques et marketing sont des acteurs clés. Ces équipes jouent un rôle essentiel pour assurer une intégration harmonieuse du nouveau système dans votre environnement technologique existant, préserver votre identité de marque, optimiser l’expérience candidat et respecter l’ensemble des obligations légales. Leur adhésion facilite également la transition vers le nouveau système après le déploiement.

3. Travailler en partenariat avec les consultants chargés du déploiement

Plus la confiance est grande entre consultants et clients, moins le déploiement est stressant. « Notre rôle est d’aider les clients à optimiser le potentiel de notre système », déclare Kenna. « Vous pouvez compter sur des experts chevronnés qui ont mené à bien de nombreux déploiements », ajoute-t-elle, soulignant l’expertise des consultants habitués à travailler en collaboration avec SmartRecruiters. « Les clients nous disent ce dont ils ont besoin, et nous faisons le lien entre leurs besoins, le système et les résultats qu’ils souhaitent obtenir. »

Chaque client SmartRecruiters est en relation avec un DSM (Delivery Success Manager) dédié qui supervise étroitement le prestataire en charge de l’implémentation. Il assure la liaison entre le client, le prestataire chargé du déploiement et les équipes internes de SmartRecruiters. Grâce à sa connaissance des processus internes et sa capacité à favoriser la collaboration des différents services, le DSM assure une mise en œuvre harmonieuse et sans accroc.

4. Veiller à la qualité des données 

Un nouvel ATS est l’occasion de repenser les données disponibles. « Il est essentiel d’aller au-delà d’un simple “lift and shift” qui recopie l’ancien système dans le nouveau », explique Kenna. « Au contraire, un déploiement, c’est l’occasion de repenser vos processus, cibler vos points faibles et préparer votre entreprise pour l’avenir. » 

Les clients fourniront un document identifiant les champs indispensables pour le poste et l’organisation. C’est aussi souvent l’occasion de repartir à zéro en revoyant les descriptions de poste et les modèles de communication avec les candidats.

Le transfert de données personnelles doit se faire avec l’aide d’un juriste pour s’assurer que cette opération est réalisée dans le respect de la vie privée des candidats et en conformité avec les lois en vigueur. Compte tenu de la rapidité de l’évolution des carrières, il est inutile de conserver les profils candidats pendant plus d’un an. 

5. Gérer le changement de manière créative

Célébrer la fin du déploiement d’un ATS est la meilleure façon de rendre le changement plus agréable. Les clients utilisent diverses tactiques, notamment la formation vidéo, les annonces et les soirées. Par exemple, un client a organisé un calendrier de l’avent en proposant des mini-formations vidéo pendant les « 12 jours de SmartRecruiters » en décembre avant le lancement du nouveau système en janvier. Delivery Hero a organisé une fête pour le lancement de son site carrière international avec SmartAttrax, et Asbury Communities a distribué des lunettes rouges rappelant celles de son nouveau chatbot, Allie. 

Le succès après le déploiement

Une fois déployé, un ATS intuitif devient rapidement un puissant levier pour réussir son recrutement et attirer des talents qualifiés dans le respect des délais et du budget. « Les utilisateurs ont su instinctivement prendre en main SmartRecruiters », explique l’ancien Responsable de l’acquisition des talents chez Deloitte Pays-Bas, une équipe qui a alors atteint une augmentation de 65% des objectifs de recrutement. 

Le déploiement d’un ATS est une étape clé qui doit aboutir à des résultats concrets : améliorer la qualité et la rapidité des recrutements tout en maîtrisant les coûts. Pour en savoir plus sur notre plateforme de recrutement nouvelle génération, contactez notre équipe dès aujourd’hui.