6 entscheidende Aufgaben von Talent Acquisition Operations Managern

Es besteht kein Zweifel, dass die Gewinnung von Talenten komplexer geworden ist. Oftmals greifen Verantwortliche auf technologische Lösungen zurück, ohne dabei vollständig zu verstehen, wie ihre Systeme miteinander verknüpft sein sollten, um den Herausforderungen der Personalbeschaffung gerecht zu werden. Dabei versuchen sie nicht selten, Funktionalitäten in ihre internen Abläufe zu integrieren, die ursprünglich nicht dafür konzipiert waren. Zudem können unterschiedliche Vorschriften, die von Region zu Region variieren, zu weiteren Hürden führen.

Das Resultat zeigt sich oft als Flickenteppich von Systemen, die nicht miteinander kommunizieren können. Dies führt dazu, dass die Personalbeschaffung mehr Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen muss, anstatt Beziehungen zu den Bewerber:innen aufzubauen. Vor dem Wechsel zu SmartRecruiters mussten die Personalbeschaffer:innen von Deloitte Netherlands bis zu 50 % ihrer Zeit für administrative Aufgaben aufwenden, da die typische Bewerbung mehr als 200 Schnittstellen für manuelle Dateneingabe beinhaltete.

So sollte es nicht sein. Recruiter:innen arbeiten in Sachen Mitarbeitererfahrung an vorderster Front und haben Technologien verdient, die ihren Prozess effizienter machen. Um diese Systeme aktuell zu halten, braucht es Fachwissen auf dem Gebiet der Talentgewinnung. Diese Kompetenz ist gewöhnlich weder bei der zentralen IT-Abteilung noch in der HRIT-Abteilung zu finden.

TA Operations Manager: das Bindeglied zwischen den Punkten

Damit die Personalbeschaffung aus der Systemperspektive zum Erfolg wird, braucht es jemanden mit Weitblick, der ein Auge auf die Innovation gerichtet hat und in der Lage ist, die Geschäftsanforderungen technisch umzusetzen. „Sie können die besten Tools und Systeme haben, aber wenn niemand weiß, wie man sie nutzt, machen sie Ihren Mitarbeiter:innen das Leben nicht leichter“, sagt Stefan Welack, Global Talent Acquisition Enablement Lead bei Xplor Technologies.

Stefan vergleicht seine Rolle mit der eines Bühnenmeisters im Theater. Auf LinkedIn schrieb er, dass er wie „ein Bühnenarbeiter unsichtbar ist, aber hinter der Bühne für einen reibungslosen Ablauf sorgt. So können die fabelhaften Schauspielerinnen und Schauspieler auf der Bühne dem Publikum eine perfekte Vorstellung bieten.“ Die auf der Bühne sind die Recruiter:innen, die fließend zwischen den vielen für die Suche, Prüfung, Befragung und Einstellung der Bewerber:innen erforderlichen Aufgaben wechseln müssen.

Einige Firmen haben sich auf dieses Szenario eingestellt, indem sie für die Talentgewinnung Rollen wie TA Enablement Lead, TA Operations Manager oder TA Ecosystem Manager festgelegt haben. n großen Unternehmen ist das Management der Systeme, die die ständig wechselnden Anforderungen der Talentgewinnung unterstützen, mittlerweile ein Vollzeitjob. Hier sind die wichtigsten Anforderungen an die Position:

1. Fähigkeit zur Übertragung von Geschäftsanforderungen in technische Spezifikationen:

Talentgewinnung hat nichts mit Lieferkettenplanung oder auch Personalmaßnahmen gemein. Wer diese Rolle einnimmt, muss sich in Einstellungsprozessen fachlich auskennen und sich für Optimierung interessieren. TA Operations Manager:innen müssen eine Beschwerde hören oder eine Hürde erkennen können und in der Lage sein, durch ihr umfassendes Verständnis des TA-Lebenszyklus und der Möglichkeiten von Beschaffungssystemen tragfähige Lösungen vorzuschlagen.

2. Grenzüberschreitende Compliance gewährleisten

Jedes globale Unternehmen weiß, dass das Labyrinth aus behördlichen Vorgaben eine Entwicklung voll standardisierter Beschaffungsprozesse über nationale Grenzen hinweg schwierig macht. TA Enablement Manager:innen werden darüber entscheiden müssen, wann es sinnvoll ist, für jedes Land eigene Prozesse und Systeme zu konfigurieren, oder wann auf der Grundlage des Landes mit den strengsten Vorgaben standardisiert werden sollte. Zudem müssen sie neue Systeme basierend auf ihren globalen Kapazitäten bewerten und eng mit der Informationssicherheit und der Rechtsabteilung zusammenarbeiten.

3. Verständnis für Schulungsanforderungen und Veränderungsmanagement

Das Konfigurieren und Implementieren neuer Systeme ist erst der Anfang von Veränderung; wie Stefan sagte, müssen die Mitarbeiter:innen wissen, wie sie diese nutzen können. Bei Xplor wirkte er an der Konzeption von Schulungsunterlagen und Prozessdokumentationen mit. Wenn alle das System richtig nutzen, entsteht ein doppelter Gewinn: Die Bewerber:innen machen bessere Erfahrungen und das Unternehmen sammelt Daten, mit denen die Prozesse weiter optimiert werden können.

4. Systemübergreifendes Management des TA-Lebenszyklus

Unternehmen nutzen für Ihre Personalbeschaffung durchschnittlich zehn Bewerbermanagementsysteme. Während sich einige dazu entschließen, ihre Funktionalitäten zu konsolidieren, indem sie in Recruiting-Plattformen inklusive Karriereseiten, Stellenanzeigen, CRM, Chatbot und Onboarding investieren, versuchen die meisten für Aufgaben wie Bewerbersuche, Assessments und die Überprüfung des Werdegangs zusätzliche Tools einzusetzen.

TA Enablement Manager:innen werden damit beauftragt, nach Lösungen mit einem umfassenden Blick auf den TA-Lebenszyklus zu betrachten und zu verstehen, wie sie zusammenpassen, damit die aktuellen TA-Ziele erreicht werden. Wer diese Rolle übernimmt, sollte nachvollziehen können, wo sich die Systeme überlappen, wo Funktionen fehlen oder unzureichend genutzt werden und wie man die Systeme für eine maximale Recruiting-Effizienz miteinander verknüpfen und optimieren kann. In Zeiten, in denen sich der Personalbeschaffungsbedarf schnell entwickelt und Experimente nötig sind, gehört das Management von Systemintegrationen und das Nachvollziehen der Programmierschnittstellen zu den fortlaufenden Aufgaben.

5. Förderung datenorientierter Teams

Das Sprichwort „was man nicht messen kann, kann man nicht managen“ gilt auch für die Talentgewinnung. TA-Enablement Manager:innen sollte die effiziente Erhebung und Überwachung von Daten sicherstellen, damit sich die Talentgewinnung als Ganzes kontinuierlich verbessern kann.

Bei Xplor Technologies investierte das Team von Stefan in die Einrichtung von Tableau-Dashboards, in denen Kennzahlen wie Vakanzen, Durchlaufzeiten, Besetzungsquoten, Einstellungsquellen, Absprungquoten, Ablehnungen, Produktivität der Recruiter und Performance der Jobbörse abgebildet werden. Stefan sagt, dass das Team dank der neuen Dashboards „Trends ausmachen, Probleme aufdecken und schneller Entscheidungen treffen kann“.

Die Recruiting-Effizienz umfasst auch das Messen der Teamleistung und der Zufriedenheit der Stakeholder. Zu den Aufgaben von Verantwortlichen für TA-Enablement kann es auch gehören, Zufriedenheitsumfragen unter Bewerber:innen und Hiring Manager:innen anzustoßen und nachzuhalten.

Mit einem präzisen, umsetzbaren Reporting kann die Talentgewinnung ihre Position als Partner im Unternehmen stärken. Laut Aussage von Stefans Vorgesetzter Kara Ayers, Head of Global Talent Acquisition, hat sich die Talentgewinnung bei Xplor durch ein besseres Reporting zu „einer echten Triebfeder für das Wachstum des Unternehmens entwickelt“.

6. Verfolgung aktueller Entwicklungen am Markt

Der rasante Wandel in Unternehmen und im Technologiesektor bedeutet, dass auf neue Probleme auch neue Lösungen folgen. TA Enablement Manager sollten nicht nur das Unternehmen verstehen, sondern auch wissen, wie sich die Technologien weiterentwickeln, um fundierte Empfehlungen abgeben zu können. Eines der brandaktuellen Themen ist der Einsatz von KI: sei es durch Anwendungen, die auf maschinellem Lernen basieren wie Recruiting-Chatbots und Tools für Lebenslauf-Screening oder über Sprachmodelle vom Typ LLM wie ChatGPT und Bard, die für Bewerberkommunikation, Stellenbeschreibungen und mehr eingesetzt werden.

Der Austausch mit Fachkolleg:innen und fortlaufendes Lernen ist für die kontinuierliche Laufbahnentwicklung entscheidend. Hierzu gehört zum Beispiel die Teilnahme an Konferenzen wie RecFest, HRTech und UNLEASH, aber auch das Hören von Podcasts wie Recruiting Future.

Auf dem Branchenevent RecFest UK 2023 wurde von SmartRecruiters die Bühne „Hiring Without Boundaries“ (Personalbeschaffung ohne Grenzen) gesponsert, deren Schwerpunkt auf dem Thema TA-Weiterbildung lag. Ben Handyside, Director of Talent Acquisition EMEA bei Colliers, sprach vor ausverkauftem Haus über die Einsatzmöglichkeiten von ChatGPT in der Talentgewinnung. Sehen Sie sich Ben und alle Vorträge hier an oder folgen Sie seinem Recruiting Future-Podcast „Using AI Strategically“ (KI strategisch nutzen).

TA Operations Management: Empowerment der Personalbeschaffung

Man kann von Personalbeschaffer:innen und Hiring Manager:innen nicht verlangen, Expert:innen auf dem Gebiet der Recruiting-Technologien zu sein. Ein benutzerfreundliches System gibt ihnen bereits viel Handlungsspielraum, während sich die Kolleg:innen hinter der Bühne, wie Stefan, um die Konfigurationen kümmern. Wenn die Pflege der Systeme von einer Person übernommen wird, die alle anderen auf dem Laufenden hält, können die Beschaffungsteams reibungslos arbeiten, um ihre Rollen effizienter auszufüllen und qualifiziertere Mitarbeite:innen einzustellen.

„Das Enablement der Personalbeschaffung ist für die Zukunft der Talentgewinnung entscheidend“, schreibt Stefan. „Unternehmen, die Enablement- Strategien für die Personalbeschaffung einführen, sind dem Wettbewerb einen Schritt voraus.“ Dem können wir nur zustimmen. Erfahren Sie über den folgenden Link mehr darüber, wie SmartRecruiters Ihre Mitarbeiter in der Personalbeschaffung stärkt – mit oder ohne TA Operations Manager