Teams, die für die Talentgewinnung (Talent Acquisition, TA) oder das Recruiting zuständig sind, berichten meist an die HR- oder Personalabteilungen. Was aber nicht heißt, dass sie an die Systeme, die sie bei der Arbeit unterstützen, ähnliche Anforderungen stellen. Personalinformationssysteme (Human Resources Information Systems; HRIS) für das Back-Office decken Themen wie Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Arbeitgeberleistungen und Leistungsmanagement ab und verfolgen einen anderen Zweck als Bewerbermanagementsysteme (Applicant Tracking Systeme, ATS) für das Front-Office, die sich an Tausende Jobsuchende wenden. 

Ein System, das Talentgewinnung und Personalmanagement in HRIS-Recruiting-Modulen bündelt, kann sich negativ auf die wirksame Einstellung von Spitzenkandidaten in Ihrem Unternehmen auswirken. Nicht alle Systeme sind gleich: Hinter einer auf den ersten Blick vorteilhaften Investition können sich im Gegensatz zu einem technologisch ausgereiften ATS versteckte Kosten verbergen.

1. Schlechte Bewerbererfahrungen 

Die Erfahrung von Bewerber:innen mit HRIS-Recruiting-Modulen ist in der Regel so schlecht, dass Klagen in den sozialen Medien weit verbreitet sind. Hier einige typische Beschwerden:

• Wenn mehrere Unternehmen dasselbe HRIS nutzen, muss für jedes Unternehmen ein separates Login angelegt werden
• Eine Verwaltung der vielen unternehmensspezifischen Passwörter ist nicht möglich (selbst Tools für das Passwortmanagement haben mit Subdomains ihre Schwierigkeiten)
• Aufgrund der unzureichenden Auswertung von Lebensläufen/CVs müssen die darin enthaltene Informationen erneut eingegeben werden
• Dropdown-Listen enthalten nicht alle Optionen, sodass Bewerber:innen gezwungen sind, falsche Angaben zu machen
• Das Einreichen der Bewerbungen dauert zu lange (in der Regel 15 Minuten oder mehr statt fünf Minuten)
• Umständliche Bewerbungsverfahren wirken sich negativ auf die Employer Brand aus

Einige Kandidat:innen lehnen eine Bewerbung auf Jobs, die in HRIS-ATS-Modulen verwaltet werden, aufgrund schlechter Erfahrungen schlicht und einfach ab. Für hochqualifizierte Talente, die bereits eine Beschäftigung haben, sind lange Bewerbungszeiten besonders abschreckend.

Eine negative Candidate Experience hat für Arbeitgeber, die HRIS-Recruiting-Module nutzen, mehrere Konsequenzen:

• Unterdurchschnittliche Bewerbungsvolumen
• Unwirtschaftliche Stellenausschreibungen aufgrund einer geringen Konvertierung

Eine 2024 von ERE durchgeführte Benchmarkstudie zum Thema Candidate Experience  ergab Folgendes: 

„Die Frustration der Bewerber:innen ist größer denn je, und der Unmut nimmt weltweit weiter zu.“ Unzufriedene Bewerber:innen „sind nicht bereit, sich erneut zu bewerben, andere Personen weiterzuempfehlen, für die Marke zu werben oder bei B2C-Unternehmen zu kaufen.“

2. Höhere Ausgaben für die Personalbeschaffung

Selbst wenn sich durch die Bündelung von HRIS-Modulen Kosteneinsparungen ergeben: erhöhte Ausgaben für Ausschreibung und Investitionen in übergeordnete Systeme heben sie schnell wieder auf.  

Stellenausschreibungen

Die Hauptkonsequenz der oben beschriebenen schlechten Candidate Experience ist, dass Unternehmen, die ausreichend qualifizierte Bewerber:innen interessieren wollen, mehr in Ausschreibungen investieren müssen. 

Angenommen, Sie schreiben zwei identische Stellen aus, bei welcher gehen wohl mehr Bewerbungen ein: bei einer Bewerbung, die 3 Minuten dauert oder bei einer, die 15 Minuten in Anspruch nimmt und ein Login erfordert? 

Ein Unternehmen mit weniger Bewerbungen hat einen kleineren Talentpool und muss dies eventuell kompensieren, indem es 1) mehr Geld ausgibt oder 2) die Stelle länger vakant hält.

Bewerber:innen, die genug Geduld haben, um sich mit Formularen herumzuschlagen, sind vielleicht nicht die innovativen Köpfe, die Ihr Unternehmen durch schnelles Handeln und mit neuen Lösungen in die Zukunft führen.

Zusätzliche Systeme

Einige Firmen, die HRIS-Recruiting-Module nutzen, sind dazu übergegangen, in eine „Overlay“-Lösung zu investieren, die die Bewerbererfahrungen optimiert. Systeme dieser Art verbinden KI mit Automatisierungen und unterstützen auf diese Weise bei der Bewerbung, der Planung von Vorstellungsgesprächen und der schriftlichen Kommunikation während des Beschaffungsprozesses. 

Ein zunächst preisgünstig erscheinendes HRIS-Recruiting-Modul wird dann plötzlich teurer, wenn ein weiteres System erforderlich ist, das das leisten soll, was sonst eine ausgereifte TA-Plattform mit integrierten Funktionen für die Gesprächsplanung und die Bewerberkorrespondenz erbringt.

3. Effizienz und Zufriedenheit der Personalbeschaffungsteams

In Zeiten, in denen Unternehmen versuchen, schlanker und effizienter zu werden, können HRIS-Recruiting-Module die Teams der Talentgewinnung einen Schritt zurückwerfen. Durch den Einsatz optimierter Systeme, die wichtige Schritte des Einstellungsprozesses automatisieren, haben Recruiter:innen mehr Zeit, um Beziehungen zu Hiring Manager:innen und Bewerber:innen aufzubauen. Dies kann sich wiederum positiv auf die Einstellungsqualität auswirken und die Fluktuation reduzieren. 

• 70 % der Beschäftigten geben an, nicht über die zur Unterstützung im Arbeitsalltag benötige Technologie zu verfügen.

Optimierte, leicht zu bedienende System können auch die Effizienz von Recruiter:innen verbessern, sodass diese mehr Stellenanforderungen bearbeiten können. 

• Einer unserer Kunden stellte fest, dass die Personalbeschaffung mit SmartRecruiters 26 % mehr Anforderungen bewältigen konnte als mit dem bisherigen System.

Erhöhte Akzeptanz und Effizienz durch Benutzerfreundlichkeit

Ein leicht zu bedienendes System wird bei Beschaffungsteams sicherlich mehr Anklang finden als ein schwerfälliges und schwer nachzuvollziehendes System. SmartRecruiters wurde bei globalen Recruitingteams in Großunternehmen mit minimalem Schulungsaufwand eingeführt. Zudem wird die in 41 Sprachen erhältliche Software den meisten lokalen Anforderungen der Personalbeschaffung gerecht.

Das weltweit in 52 Ländern vertretene Einzelhandelsunternehmen JYSK berichtet: „Für uns war es wirklich wichtig, dass das neue System leicht zu bedienen ist: und zwar in sämtlichen Geschäften in zahlreichen Ländern. Wir haben SmartRecruiters über eine einfache mobile Schulung und fakultative Webinare eingeführt.” Dank der Automatisierung und des hohen Bedienkomforts für Bewerber:innen und Hiring Manager gleichermaßen konnte das Team die für die Besetzung vakanter Stellen benötigte Zeit von 56 Tage auf 20 Tage reduzieren.

4. Implementierungs- und Instandhaltungskosten

Die Implementierung eines ATS kann mit vielen zusätzlichen Kosten einhergehen wie Implementierungskosten, Beratungsdienstleistungen und Integrationskosten. Laufende Instandhaltungskosten können sich schnell summieren, vor allem dann, wenn das System statt von einem TA Operations Manager, der oder die eng mit der Personalbeschaffung zusammenarbeitet und deren tagtägliche Anforderungen kennt, von hochqualifizierten IT-/Entwicklungsfachleuten verwaltet werden muss. Hier einige quantifizierbare versteckte Kosten:

• Konfiguration: Spezielle Recruiting-Anforderungen der meisten Unternehmen erfordern eine maßgeschneiderte Systemkonfiguration, die in manchen Systemen leichter und schneller umzusetzen ist als in anderen. Das Effizienzversprechen eines ATS lässt sich mit Systemen wie SmartRecruiters realisieren, da sich dieses an die Bedürfnisse der Recruitingteams anpasst, statt sie zu zwingen, die Prozesse an die Systemanforderungen anzugleichen. 
• Time-to-Impact: Kürzere Implementierungszeiten sparen Geld, da die Gebühren für Softwarelizenzen schon bei Beginn der Implementierung und nicht erst danach fällig werden. Ein ATS, das drei Monate schneller implementiert werden kann als ein anderes, liefert eine schnellere Kapitalrendite und spart Kosten, da nicht zwei Systeme gleichzeitig bezahlt werden müssen.
• Integrationen: Ausgaben für die Integration von Drittlösungen wie Tools für die Bewerbersuche, Eignungstests und Werdegangchecks können sich schnell summieren. ATS-Lösungen wie SmartRecruiters, bei denen für die Integrationen keine Aktivierungs- oder Instandhaltungsgebühren anfallen, können Unternehmen viel Kosten ersparen.

5. Innovationsstillstand

Ein HRIS, das Gehaltsabrechnung, Finanzen, HR und andere Back-Office-Prozesse abdeckt, übernimmt im Unternehmen eine wichtige Funktion. Front-Office-Prozesse wie die Personalbeschaffung interagieren jedoch mit Tausenden von externen Personen und erfordern daher eine andere Herangehensweise an die Softwareentwicklung. 

Anbieter, die auf die Talentgewinnung spezialisiert sind, verwenden 100 % ihrer Entwicklungszeit auf die Lösung von Beschaffungsproblemen. Da Recruiting-Produkte ihre Haupteinnahmequelle sind, investieren Anbieter mit TA-Schwerpunkt stark in den Support und in die langfristige Bindung von Kunden und nutzen deren Feedback, um kontinuierlich Innovationen hervorzubringen. 

HRIS-Recruiting-Module können Ihr Unternehmen auf unterschiedliche Weise am Aufbau einer agilen TA-Funktion hindern:

• Bis Änderungen umgesetzt werden, kann es Wochen oder Monate dauern, während in einem flexiblen, technologisch ausgereiften ATS wie SmartRecruiters nur wenige Minuten nötig wären.
• Schnelles Testen und Integrieren neuer Tools kann dadurch erschwert werden, dass weniger vorkonfigurierte Integrationen in Drittlösungen wie Eignungstests und Werdegangchecks vorhanden sind. Ein Best-of-Breed-ATS arbeitet mit Hunderten vorintegrierten globalen Partnern zusammen, mit denen Unternehmen für jeden Markt schnell relevante und innovative Sonderlösungen einführen können. 

Zukunftstrend: Bereitschaft zur Veränderung

Als SmartRecruiters bei Deloitte Netherlands implementiert wurde, war dem TA-Team sofort klar, welche Vorteile die Automatisierung und Beseitigung von über 200 manuellen Datenerfassungspunkten bringen würde. Nach einer mehrmonatigen Auswertung der Arbeitsauslastung der Personalbeschaffer:innen konnte das Einstellungsvolumen erfolgreich um 65 % erhöht werden. „Noch vor einem Jahr wären wir für so viele Veränderungen nicht bereit gewesen“, sagt der Leiter der Talentgewinnung.Vergessen Sie nicht, dass Veränderungen Zeit brauchen und viele Beteiligte involviert sind. Bereit, um mehr über eine Best-of-Breed-Lösung zu erfahren? Dann melden Sie sich für eine unverbindliche Beratung an.