So wird die ATS-HCM-Integration zum Erfolg

Wer einen Talentlebenszyklus effizient gestalten will, muss auch sicherstellen, dass Stellenanforderungs- und Mitarbeiterdaten nahtlos zwischen dem Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, ATS) und der HCM-Software zirkulieren können. Früher war die Dateneinbindung umständlich und erforderte oft das wochen- und monatelange Programmieren kundenspezifischer Codes. Heute lassen sich ATS und HCM mithilfe von Low-Code-/No-Code-Tools in Tagen oder auch nur Stunden miteinander verknüpfen.

Trotz der einfachen und unkomplizierten Integrationsmöglichkeiten von heute ist eine sorgfältige Konzeption nach wie vor wichtig. Aber nicht nur das: Das Potenzial von Low-Code-/No-Code-Lösungen stößt bei Verantwortlichen der Talentgewinnung eine neue Denkweise an, die den Erfolg ihrer Teams auf lange Sicht möglich macht. Nachfolgend finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Integration eines Bewerbermanagementsystems in eine HCM-Software beachten sollten.

1. Legen Sie Ihre Datenanforderungen fest

Nicht jede Information aus einem ATS muss mit einer HCM-Lösung verknüpft werden. Ein Bewerbermanagementsystem verfolgt vor allem den Zweck, die qualifiziertesten Bewerber:innen durch den Einstellungsprozess zu führen. Der Hauptzweck einer HCM-Software ist die Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus (Gehaltsabrechnung, Beförderungen usw.). Daher liegt in jedem System der Fokus auf unterschiedlichen Datenfeldern; der Schlüssel zu guten ATS-HCM-Anbindungen besteht darin, die Felder festzulegen, die sich überlappen.

Stellen Sie eine Übersicht über alle Datenfelder und Prozesse auf: Das wird Ihnen bei einem reibungslosen Integrationsprozess helfen. Dabei sollten Sie sich zu Beginn folgende Fragen stellen:

• Welche Informationen müssen verknüpft werden? Sehen Sie sich den Anfang und das Ende des Bewerbermanagementsystems an: Wie kommen die Stellenanforderungen hinein und wie kommen eingestellte Bewerber:innen heraus?
• Wann müssen die Informationen zugänglich sein? Überlegen Sie, wodurch die Datenübertragung ausgelöst wird, um zu verhindern, dass Informationen doppelt bzw. unnötige Daten übertragen werden.
• Wer benötigt einen Zugriff? Nicht alle müssen alles sehen. Denken Sie an Berechtigungen für den Datenzugriff.

Nicht alle Daten müssen von einem System zum anderen übertragen werden. Wenn Sie sich genau überlegen, welche Daten im jeweiligen System benötigt werden, vermeiden Sie spätere Probleme und stellen sicher, dass Vorgaben eingehalten werden. Außerdem sollten Sie darüber nachdenken, welche Daten im Bewerber-Mitarbeiter-Lebenszyklus erfasst werden müssen, um eine wirksame Auswertung der Personen zu ermöglichen.

2. Systemressourcen und deren Grenzen verstehen

Jedes System hat eine bestimmte Datenstruktur. Wenn Sie von jeder einzelnen eine genau Vorstellung haben, können Sie die verschiedenen Verbindungspunkte definieren. Sie sollten auch bedenken, dass einige Datenpunkte aufgrund von rechtlichen Anforderung nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden müssen.

Außerdem lässt sich auf diese Weise besser nachvollziehen, was bei der Übertragung der Daten von einem System zum anderen geschieht. Werden die Daten überschrieben, dupliziert oder angehängt?

3. Hin zu einer agilen Denkweise

Früher waren Integrationen eine einmalige Angelegenheit und nachträgliche Änderungen schwierig umzusetzen. Mit der Low-Code-/No-Code-Automatisierung haben Recruiting-Verantwortliche die Möglichkeit, neue Tools zu testen und zu erproben, ohne die Codes in einem langwierigen, bisweilen Monate andauernden Prozess umschreiben zu müssen.

Angenommen, ein Team möchte, dass interne und externe Bewerber:innen unterschiedliche Auswahltests durchlaufen. Mit der Anpassung der Wenn-Dann-Anweisungen könnte man interne Bewerber:innen einem nur leicht veränderten Workflow zuweisen, und das nach einem Aufwand von nur wenigen Minuten.

Für Talentmanagement-Teams, die bisher nur Altsysteme verwendeten, mag der Agilitätsansatz neu sein. Eine einmal eingeführte neue Idee wird jedoch weitere Ideen dazu anstoßen, wie man die Beschaffungsprozesse für alle effizienter machen kann.

Eine agile Denkweise schließt das Bewusstsein ein, dass sich Tools und Prozesse in Zukunft ändern werden. Personen mit herkömmlichen Denkweisen bauen Softwarearchitekturen auf dem Status quo auf. Führungskräfte, die agil denken, entwickeln Architekturen, die dazu bestimmt sind, sich zu verändern.

Integrationen müssen nicht schwierig sein

Einige Unternehmen zögern, ihre Altsysteme aufzurüsten, weil sie schlicht Angst vor Veränderung haben und grundlos der Überzeugung sind, dass Wandel zwangsläufig mühsam ist. Mit einer neuen Reihe von Tools, die Veränderungen leichter machen, und mit fähigen Mitarbeitenden, die wissen, was zu tun ist, kann Wandel sogar Spaß machen.

„Wir arbeiten gern mit IT, HR und Personalverantwortlichen an neuen Lösungen und Integrationen.“ – Claudia Model, Manager, Talent Attraction, National Media & Tech bei Axel Springer nach der Implementierung von SmartRecruiters für SAP HCM, Tableau, die Gewerkschaft und SSO.

Weil wir wissen, dass jedes Unternehmen für jede HR-Funktion die beste Software verdient, integrieren unsere Kunden SmartRecruiters in vielfältige HCM-Systeme, einschließlich ADP, Oracle, SAP, UKG und Workday.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung. Wir sagen Ihnen, wie wir Ihren Einstellungsprozess mit einem erstklassigen ATS, das sich nahtlos in Ihr HCM integrieren lässt, zum Erfolg bringen.