SmartRecruiters TeamIl ne fait aucun doute que l’acquisition de talents est devenue plus complexe. Les dirigeants se tournent souvent vers la technologie sans comprendre précisément comment leurs systèmes interagiront pour résoudre les problèmes de recrutement. Bien souvent, ils essaient d’intégrer, a posteriori, des fonctionnalités à des processus internes pour lesquels elles n’ont pas été conçues. Ils peuvent également se heurter à des exigences de conformité très différentes d’un pays à l’autre.
Cela peut créer un patchwork de systèmes qui ne communiquent pas entre eux, obligeant ainsi les recruteurs à consacrer une partie de leur temps à des tâches administratives plutôt qu’à échanger et créer des relations fortes avec les candidats. Par exemple, avant de déployer SmartRecruiters, les recruteurs de Deloitte Pays-Bas consacraient jusqu’à 50% de leur temps à des tâches administratives parce qu’ils effectuaient, en moyenne, plus de 200 saisies manuelles de données au sein du parcours candidat.
Une telle situation ne devrait plus exister. Les recruteurs travaillent en première ligne de l’expérience collaborateur et méritent une technologie qui améliore l’efficacité de leur processus. Une connaissance fonctionnelle du travail d’acquisition des talents est nécessaire pour maintenir ces systèmes à niveau. Or, ce savoir-faire ne relève généralement pas des compétences du département informatique ni même du service en charge des technologies d’information des ressources humaines (HRIT).
Responsable des opérations d’acquisition de talents : un acteur chargé de créer des liens
Seule une personne possédant une vision à long terme, un regard innovateur et étant capable de traduire les exigences business de l’entreprise en capacités techniques peut garantir l’adéquation des systèmes et le succès de la stratégie de recrutement. « Vous pouvez disposer des meilleurs outils et systèmes, mais si les individus ne savent pas comment les utiliser, vous ne leur facilitez pas la vie », déclare Stefan Welack, Responsable de la mise en œuvre de l’acquisition de talents à l’international chez Xplor Technologies.
Stefan compare son rôle à celui d’un régisseur de théâtre. Sur LinkedIn, il se décrit comme « le machiniste que l’on ne voit pas, mais qui œuvre en coulisses pour s’assurer que tout se passe bien, afin que le public assiste à la performance sans faille des fabuleuses personnes qui sont sur scène ». Les personnes sur scène sont les recruteurs qui ont besoin de naviguer facilement entre les nombreuses tâches liées à la recherche, la sélection, l’entretien et l’embauche des candidats.
Certaines entreprises se sont adaptées à ce scénario en définissant des rôles au sein de l’acquisition de talents : Responsable de la mise en œuvre de l’acquisition de talents (Enablement Lead), Responsable des activités de recrutement (Operations Manager) ou encore Gestionnaire de l’écosystème de l’acquisition de talents (Ecosystem Manager). Pour les grandes structures, la gestion des systèmes évolue selon les besoins en constante évolution de l’acquisition des talents, cela constitue un travail à plein temps. Voici les principales exigences pour ce poste.
1. Capacité à traduire les exigences “business” des entreprises en spécifications techniques
L’acquisition des talents n’a rien à voir avec la planification de la chaîne d’approvisionnement, ni même avec les activités relevant de la gestion du personnel. Une connaissance fonctionnelle du processus de recrutement et une volonté de l’optimiser sont essentielles pour toute personne occupant ce poste. Cette personne doit être capable d’appréhender une réclamation ou un obstacle et de proposer des solutions viables, car elle a une connaissance approfondie du cycle de l’acquisition des talents et des capacités des systèmes de recrutement en place.
2. Garantir la conformité dans les différents pays
Toute entreprise internationale constatera que le labyrinthe des exigences gouvernementales rend difficile l’élaboration de processus de recrutement entièrement standardisés à l’échelle internationale. La personne en charge de la mise en œuvre de l’acquisition des talents devra faire preuve de discernement pour déterminer s’il convient de configurer des processus et des systèmes pour chaque pays ou de les standardiser en fonction du pays avec les exigences les plus strictes. Elle devra également évaluer les nouveaux systèmes en fonction de leurs capacités globales et travailler en étroite collaboration avec les équipes chargées de la sécurité de l’information et des questions juridiques.
3. Comprendre les besoins en formation et la gestion du changement
Comme Stefan l’a mentionné, la configuration et la mise en œuvre de nouveaux systèmes ne sont que la première étape de la transformation, les individus doivent savoir comment les utiliser. Chez Xplor, Stefan a contribué à l’élaboration des documents de formation et de la documentation sur les processus. Lorsque le système est correctement utilisé, tout le monde y gagne : les candidats bénéficient d’une meilleure expérience et l’entreprise recueille des données qui lui permettent d’optimiser davantage ses processus.
4. Gérer le cycle de l’acquisition de talents à travers les systèmes
Les entreprises utilisent en moyenne 10 systèmes pour le recrutement, dont un ATS. Si certaines ont choisi de consolider des fonctionnalités en investissant dans une plateforme de recrutement intégrant un site carrière, des offres d’emploi, un CRM, un chatbot et l’onboarding, la plupart d’entre elles cherchent également à utiliser des outils supplémentaires pour le sourcing, les évaluations et la vérification des antécédents.
“La personne responsable de la mise en œuvre (Enablement Manager) devra examiner les solutions en gardant le cycle complet de l’acquisition des talents à l’esprit et comprendre comment celles-ci interagissent pour atteindre les objectifs présents de l’acquisition des talents. Elle doit comprendre où les systèmes se chevauchent, où des fonctionnalités manquent ou sont sous-exploitées, et comment les systèmes peuvent être connectés et rationalisés pour optimiser l’efficacité du recrutement. À une époque où les besoins en recrutement évoluent rapidement et où l’expérimentation est nécessaire, la gestion des intégrations et la compréhension des API sont primordiales.
5. Former une équipe axée sur les données
L’adage « ce qui ne peut pas être mesuré, ne peut pas être géré » prend tout son sens. La personne responsable de la mise en œuvre de l’acquisition des talents doit s’assurer que les données sont collectées et contrôlées efficacement pour permettre une amélioration continue du processus dans son ensemble.
Chez Xplor Technologies, l’équipe de Stefan a investi dans la mise en place de tableaux de bord Tableau qui présentent les ouvertures de postes, les taux de passage d’une étape à l’autre, les taux d’embauche, la source du recrutement, le taux d’abandon des candidats, les refus d’offres, la productivité des recruteurs, la performance du site carrière, et plus encore. Stefan a déclaré que les nouveaux tableaux de bord aident l’équipe à « repérer les tendances, identifier les problèmes et prendre des décisions plus rapidement ».
L’efficacité du recrutement passe également par la mesure de la performance de l’équipe et le degré de satisfaction des parties prenantes. La personne responsable de la mise en œuvre de l’acquisition des talents peut lancer et suivre des enquêtes de satisfaction auprès des candidats et des responsables du recrutement.
Des rapports précis et immédiatement exploitables permettent de renforcer la position de la fonction recrutement comme véritable partenaire business, au service de la croissance de l’entreprise. Pour Xplor, l’amélioration du reporting a permis à la fonction de l’acquisition de talents de devenir « une véritable force dans l’expansion de notre entreprise », selon le responsable de Stefan, Kara Ayers, Responsable de l’acquisition des talents à l’international.
6. Rester à l’écoute du marché
Le rythme des mutations, aussi bien commerciales que technologiques, crée de nouveaux problèmes et donc impose la recherche de nouvelles solutions. La personne chargée de la mise en œuvre doit comprendre ces transformations afin de pouvoir faire des recommandations judicieuses. Les sujets d’actualité comprennent les utilisations de l’IA : les applications basées sur l’apprentissage automatique telles que les chatbots de recrutement et la lecture et sélection de CV et les grands modèles de langage (LLMs) comme ChatGPT et Bard pour les communications avec les candidats, les descriptions de postes, et plus encore.
Créer des relations avec ses pairs et entreprendre une formation continue sont essentiels pour toute évolution professionnelle. Il peut s’agir d’assister à des conférences telles que RecFest, HRTech et UNLEASH ou d’écouter des podcasts tels que Recruiting Future.
Lors de RecFest UK 2023, SmartRecruiters a sponsorisé la scène Hiring Without Boundaries, axée sur la formation pour l’acquisition des talents. Ben Handyside, Directeur de l’acquisition des talents EMEA chez Colliers, a animé une session qui a fait salle comble sur la façon dont ChatGPT peut être utilisé pour l’acquisition des talents. Regardez Ben et assistez à toutes les sessions ici, ou écoutez-le dans le podcast Recruiting Future intitulé « Using AI Strategically » (Utiliser l’IA de façon stratégique).
La gestion des opérations d’acquisition des talents renforce les équipes de recrutement
Les recruteurs et les responsables du recrutement n’ont pas à être des experts en technologie du recrutement. Un système optimisant l’expérience utilisateur responsabilise les recruteurs et les responsables du recrutement, tandis que les experts comme Stefan gèrent les configurations depuis les coulisses. Lorsqu’un membre du personnel gère les systèmes et veille à ce que tout le monde garde le cap, les équipes de recrutement peuvent travailler de manière transparente pour pourvoir les postes plus efficacement et effectuer des recrutements de meilleure qualité.
« Faciliter le recrutement est essentiel pour l’avenir de l’acquisition de talents », écrit Stefan. « Les entreprises qui mettent en œuvre des stratégies de facilitation du recrutement profiteront d’un avantage concurrentiel. » C’est un constat sans appel. Cliquez sur le lien ci-dessous pour savoir comment SmartRecruiters permet aux équipes de recrutement de s’épanouir et gagner en productivité, que vous ayez ou non, dans l’équipe, un responsable des opérations d’acquisition de talents.
