Lee Ann PrescottAfin d’établir un processus de gestion des talents optimal, il est essentiel de garantir un échange transparent des demandes de création de postes et des données des collaborateurs entre le système de suivi des candidats et le logiciel HCM.
Par le passé, mettre en place ces intégrations était un processus fastidieux et nécessitait souvent des semaines ou des mois de codage personnalisé. Aujourd’hui, les ATS et les logiciels HCM peuvent être connectés en quelques jours, voire en quelques heures, grâce à des outils nécessitant peu de codage (“low code”) ou aucun codage (“no code”).
Même avec la rapidité et la simplicité des capacités d’intégration actuelles, il reste essentiel de concevoir les intégrations de manière réfléchie. En outre, les opportunités présentées par les solutions “low code” ou “no code” incitent les responsables de l’acquisition de talents à cultiver une nouvelle mentalité, qui sera propice à la réussite de leurs équipes sur le long terme. Voici ce que vous devez savoir lorsque vous intégrez un ATS à un logiciel HCM.
1. Définir vos besoins en matière de données
Il n’est pas nécessaire de transférer toutes les informations de l’ATS au sein du logiciel HCM. L’ATS sert principalement à faire évoluter les candidats les plus qualifiés tout au long du funnel de recrutement.
L’objectif principal du logiciel HCM est de gérer le cycle de vie des collaborateurs, notamment en termes de paies, de promotions, etc. Ainsi, chaque système accorde la priorité à des champs de données différents ; la clé d’une intégration ATS-HCM réussie réside dans la définition des champs qui présentent des points de convergence.
La création d’une cartographie des champs de données et des processus facilitera la construction d’un processus d’intégration fluide. Lorsque vous élaborez cette cartographie, posez-vous les questions suivantes :
- Quelles sont les informations à connecter ? Analysez les points d’entrée et de sortie de l’ATS : comment les demandes de création de postes sont-elles reçues et de quelle manière les candidats retenus sortent-ils du système ?
- Quand doivent-elles être disponibles ? Pour éviter le transfert d’informations dupliquées ou inutiles, il convient de prendre en compte les éléments déclencheurs du transfert de données (appelés aussi “triggers”).
- Qui doit y avoir accès ? Il n’est pas nécessaire que tout le monde ait accès à l’intégralité des données. Pensez à mettre en place des autorisations d’accès.
Il n’est pas nécessaire que toutes les données soient transférées d’un système à l’autre. Une analyse approfondie des données requises dans chaque système contribue à prévenir d’éventuels problèmes ultérieurs et à en assurer la conformité. Vous devez également déterminer quelles données doivent être récupérées pour permettre une analyse efficace du parcours du cycle de vie “candidat à collaborateur”.
2. Comprendre les capacités et les limites d’un système
Chaque système possède une structure de données spécifique. Une compréhension approfondie de chaque structure facilitera l’identification des points de connexion. En outre, certaines données sont liées à des exigences légales et doivent être supprimées après une période déterminée.
Cela permet également de comprendre ce qui se passe lorsque les données sont transférées d’un système à un autre. Les données seront-elles écrasées, dupliquées ou ajoutées ?
3. Cultiver une mentalité agile
Historiquement, les intégrations étaient des événements ponctuels et les modifications s’avéraient relativement complexes. Les automatisations “low code” ou “no code” offrent aux responsables du recrutement la flexibilité de piloter et d’expérimenter de nouveaux outils sans avoir à réécrire le code, un processus souvent laborieux qui pouvait prendre des mois.
Par exemple, une équipe souhaite proposer des évaluations différentes aux candidats internes et externes. En modifiant la série d’instructions « if-then », il serait possible de diriger les candidats internes vers un workflow légèrement différent, nécessitant seulement quelques minutes de modifications dans le processus.
L’agilité peut représenter un changement de mentalité pour les équipes de recrutement habituées à travailler avec des systèmes historiques. Une fois qu’une nouvelle idée est mise en œuvre, la créativité emergera naturellement, favorisant des processus de recrutement plus efficaces pour l’ensemble des parties concernées.
Une mentalité agile implique la prise de conscience que les outils et les processus évolueront dans le futur. Une personne avec une mentalité historique crée une architecture logicielle en se basant sur la situation actuelle, tandis qu’un leader avec une mentalité agile établit une architecture conçue pour évoluer selon les besoins.
Les intégrations ne devraient pas être si complexes
De nombreuses entreprises hésitent à mettre leurs systèmes existants à jour, souvent par crainte du changement et par fausse croyance que tout changement sera complexe. Avec l’avènement de nouvelles solutions facilitant les changements et l’expertise de professionnels compétents pour les mettre en œuvre, le processus de transformation peut véritablement devenir une expérience enrichissante.
« C’est un plaisir de travailler sur de nouvelles solutions et intégrations avec l’informatique, les RH et les responsables du recrutement. » – Claudia Model, Manager, Talent Attraction, National Media & Tech chez Axel Springer, après avoir mis en œuvre SmartRecruiters avec SAP HCM, Tableau et le service SSO (authentification unique).
Chez SmartRecruiters, nous sommes convaincus que chaque entreprise mérite la meilleure solution logicielle pour ses fonctions RH. Nos clients bénéficient d’intégrations simplifiées avec divers systèmes HCM tels qu’ADP, Oracle, SAP, UKG et Workday.
N’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui pour découvrir comment notre ATS peut s’intégrer parfaitement et facilement à votre logiciel HCM et vous permettre de recruter avec succès.
